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Was ist Microsoft Teams?

Anwendung und Nutzen von Microsoft Teams innerhalb des Office 365 Pakets

Microsoft Teams soll Skype for Business ersetzen. Doch was ist Microsoft Teams überhaupt genau und was kann es alles? Erfahren Sie alles über die Anwendung, Funktionen und den Nutzen von Microsoft Teams für Ihr Unternehmen.

Microsoft Teams

Warum noch ein Chatprogramm?

In den letzten Jahren hat sich nicht nur die Anzahl an Aufgaben, die von mehreren Personen in Zusammenarbeit erledigt werden, erheblich erhöht, sondern Mitarbeiter arbeiten auch in fast doppelt so vielen Teams wie noch vor fünf Jahren.

Teamarbeit wird immer mehr als Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens gesehen. Die Menge an Zeit, die Angestellte für Tätigkeiten wie Besprechungen, Telefonate und das Bearbeiten von E-Mails aufwenden, hat um ungefähr 50% zugenommen, sodass diese inzwischen ungefähr 80% der Arbeitszeit einnehmen.

Zusätzlich zu dem höheren Maß an Zusammenarbeit, hat sich auch die Art und Weise der Zusammenarbeit verändert.

Teams in Unternehmen setzen sich häufig aus internen Angestellten und externen Mitgliedern zusammen. Sie müssen sich über Standorte und Zeitzonen hinweg vernetzen können, weil Mitarbeiter zum Beispiel im Homeoffice, von unterwegs, bei einem Kunden oder in einer anderen Firmenniederlassung arbeiten.​

Hinzu kommt, dass eine generationenübergreifende Belegschaft nicht ungewöhnlich ist, die alle unterschiedliche Arten haben, zu arbeiten.

 

Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich die von ihnen bevorzugten Programme herunterladen und damit arbeiten. Gängige Probleme, die dann auftreten, sind nicht einheitliche Anmeldeinformationen, Schwierigkeiten beim Dateiaustausch und fehlende Transparenz der vorhandenen Inhalte.

Office 365 als Basis für die Zusammenarbeit - Eine Anwendung für alles

Eine Möglichkeit, dem vorzubeugen, ist Microsoft Office 365.

Office 365 ist darauf ausgelegt, die individuellen Anforderungen jedes Teams abzubilden und zu erfüllen und bietet eine solide Basis für die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Es gibt eine passende Anwendung für jede Art der Zusammenarbeit: Skype für Audio- und Videokonferenzen, SharePoint für das Content Management, Outlook für E-Mails und Kalenderverwaltung, Office 365 ProPlus für die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten, Yammer als Enterprise-Social-Werkzeug und Teams als Chatumgebung. 

Microsoft Teams: Funktionen und Vorteile

Der moderne Chat für Teams

Microsoft Teams wurde für Teams entwickelt, die eng zusammenarbeiten. Gruppen können in Echtzeit kommunizieren um Informationen und Updates auszutauschen oder um Diskussionen zu führen und schnell Entscheidungen treffen zu können.

Jedes Mitglied kann den Teamchat einsehen und sich an ihm beteiligen. Auch private Unterhaltungen mit einer anderen Person oder in einer kleinen Gruppe können ganz einfach gestartet werden. Benachrichtigungen informieren jeden sofort, wenn es etwas Neues gibt.

Aus jedem Chat - egal ob Team- oder Privatchat - kann eine Videokonferenz gestartet werden. 

Microsoft Teams ist jederzeit und von überall nutzbar - egal, ob mit Windows, Mac, iOS, Android, Windows Phone oder im Browser.

Ein zentraler Ort für die Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist komplett in Office 365 integriert. Das heißt, dass alle Teams Zugriff auf alle Informationen haben. Über SharePoint und OneNote können Dateien aus Excel, PowerPoint, Word sowie PDFs und andere Dokumente geteilt und direkt in der Anwendung geöffnet und bearbeitet werden.

Für jedes Team anpassbar

Mit Microsoft Teams kann der Arbeitsbereich so angepasst, wie es für Sie am besten ist. Es können neue Registerkarten zu einem Kanal hinzugefügt werden, um den Sofortzugriff auf häufig verwendete Dokumente und Clouddienste wie PowerPoint und Planner zu ermöglichen. Für noch bessere Anpassung an Ihre Bedürfnisse können mit Office 365-Konnektoren Dienste von Drittanbietern integriert werden.

Gut geschützt

Microsoft Teams bietet die Sicherheit, die Sie von Office 365 gewohnt sind. Ihre Daten sind bei der Speicherung und Übertragung durchgängig verschlüsselt und starke Sicherheitsmechanismen schützen Ihre sensiblen Daten.

Wichtige Begriffe in Microsoft Teams

Eine kurze Erklärung

Organisation

Alle Teams, die in Ihrer Organisation eingerichtet werden, sind mit Ihrer Office 365-Instanz verknüpft. Sie können für alle Mitarbeiter oder nur ausgewählte Mitarbeiter (z.B. Administratoren) das Recht vergeben, eigene Teams zu erstellen.

Team

Ein Team ist eine Gruppe, die eng zusammenarbeitet. Teams können temporär und projektbezogen sein oder auch kontinuierlich geführt werden, um etwa die interne Struktur Ihres Unternehmens widerzuspiegeln (zum Beispiel für Abteilungen oder Standorte). Alle Unterhaltungen, Dateien und Notizen innerhalb eines Teams sind nur für die jeweiligen Mitglieder sichtbar.

Kanal

Ein Kanal ist dazu da, die Unterhaltungen und Inhalte eines Teams zu einem bestimmten Thema zusammenzufassen und zu strukturieren. Kanäle lassen sich anhand verschiedener Kriterien organisieren, beispielsweise nach Thema, Projekt (z.B. Marketingkampagne) oder zum Zeitvertreib (unterhaltsame Inhalte).

Teambesitzer können Kanäle anlegen und anderen Mitgliedern dazu berechtigen, selbst Kanäle anlegen zu können. Die Registerkarten im oberen Bereich eines Kanals ermöglichen einem Team, seine Dateien, Notizen und weitere individuelle Inhalte aufzubewahren, z.B. Power BI-Kennzahlen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen.

Teammitgliedschaft

Teambesitzer können jeden Mitarbeiter als Mitglied in ein Team einladen (vorausgesetzt, Microsoft Teams ist für das gesamte Unternehmen aktiviert). Andere Personen können einfach per Namenseingabe als Teammitglied hinzugefügt werden oder ein Team kann auf Basis einer bestehenden Office 365-Gruppe erstellt werden. Alle Änderungen werden automatisch synchronisiert.

Teamrollen

In Microsoft Teams gibt es zwei Hauptrollen: einen Teambesitzer (die Person, die ein Team erstellt) und Teammitglieder (die Personen, die vom Teambesitzer dem Team hinzugefügt werden). Teambesitzer können jedes Teammitglied zum Co-Teambesitzer ernennen, entweder bei der Einladung in das Team oder auch zu einem späteren Zeitpunkt. Durch mehrere Teambesitzer kann die Verwaltung von Einstellungen, Mitgliedschaften und Einladungen aufgeteilt werden.

Gastzugriff

Zusätzlich zu den zwei Hauptrollen gibt es seit neuestem einen Gastzugriff in Microsoft Teams. Dieser ermöglicht es, Personen außerhalb Ihrer Organisation zu einem Team hinzuzufügen und Ihnen Zugriff zu dem Team und allen darin enthaltenen Kanälen und Informationen zu gewähren. Gäste können zum Beispiel Ihre Kunden, Lieferanten oder Partner sein. Um externe Personen als Gast hinzuzufügen, müssen diese eine E-Mail-Adresse haben, die einem Azure Active Directory- oder Office 365 Geschäfts-, Schul oder Unikonto entspricht.

Wenn ein Gast eingeladen wird, erhält dieser eine Willkommens-E-Mail mit einigen Informationen und einem Einladungslink, den er bestätigen kann. Tut er dies, wird er dem Team hinzugefügt und neben seinem Namen erscheint die Bezeichnung "Gast".

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